mar. Mar 19th, 2019

¿Qué es la factura electrónica ?, Facturar electrónicamente a las Administraciones Públicas

Una factura electrónica es, ante todo, una factura. Es decir, tiene los mismos efectos legales que una factura en papel. Recordemos que una factura es un justificante de la entrega de bienes o la prestación de servicios.

Una factura electrónica es una factura que se expide y recibe en formato electrónico.

Es importante destacar que la expedición de una factura electrónica está condicionada al consentimiento de su destinatario. La factura electrónica, por tanto, es una alternativa legal a la factura tradicional en papel.

Normativa legal

Las facturas, en general, y las facturas electrónicas, en particular,  están reguladas por el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Este Reglamento establece las normas que deben cumplir obligatoriamente las facturas, tanto en papel como electrónicas.

En él se regulan aspectos como:

  • Obligación de expedir factura.
  • Tipos de facturas: completa u ordinaria y simplificada.
  • Expedición por terceros.
  • Contenido de la factura.
  • Requisitos de las facturas: legibilidad, autenticidad e integridad.
  • Especificidades de la factura electrónica.
  • Plazos.
  • Otras facturas: recapitulativa, duplicados, rectificativas.
  • Regímenes especiales.
  • Conservación.

Legibilidad, autenticidad e integridad

Todas las facturas, sean electrónicas o en papel, deben garantizar:

  • La legibilidad de la factura.
  • La autenticidad del origen de la factura (es decir, garantizar la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura, que pueden ser la misma persona).
  • La integridad del contenido de la factura (es decir, garantizar que su contenido no ha sido modificado).

En el caso de la factura electrónica:

La legibilidad la facilita el programa informático que la crea o recibe.

La autenticidad y la integridad se pueden garantizar de diversas formas:

  • Mediante firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido.
  • Mediante intercambio electrónico de datos EDI.
  • Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.
  • Mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo, siempre que permitan crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Tipos de facturas electrónicas

Conviene distinguir dos tipos fundamentales de factura electrónica: la factura electrónica con formato estructurado y la factura electrónica con formato no estructurado.

Ambas son documentos electrónicos susceptibles de ser transmitidos mediante redes de comunicaciones electrónicas, como Internet. La diferencia estriba en que el formato estructurado facilita su tratamiento automatizado mientras que el no estructurado no lo facilita.

Facturas en formato estructurado

Las facturas en formato estructurado contienen datos y pueden ser generadas automáticamente por los sistemas informáticos de facturación del emisor y ser tramitadas de forma igualmente automatizada por los sistemas informáticos de pago y contabilidad del receptor. Ejemplos de formatos estructurados son los que utilizan el lenguaje XML (como UBL o Facturae), EDIFACT, etc.

Facturas en formato no estructurado

Las facturas en formato no estructurado consisten esencialmente en una imagen, lo que implica que su procesamiento para poder ser introducidas en los sistemas informáticos del receptor requiere una intervención manual o un proceso costoso que no suele estar completamente automatizado, como el reconocimiento óptico de caracteres (OCR). Entre estas tenemos las facturas en papel escaneadas y los ficheros PDF.

Ventajas de la factura electrónica

Beneficios específicos de la factura electrónica son:

  • acortar los ciclos de tramitación, incluido el cobro;
  • reducir errores humanos;
  • eliminar costes de impresión y envío postal;
  • facilitar un acceso más rápido, ágil y fácil a las facturas almacenadas;
  • reducir drásticamente el espacio necesario para su almacenamiento;
  • mejorar el servicio al cliente; eliminar el consumo de papel y su transporte, con el consiguiente efecto positivo sobre el medio ambiente;
  • facilitar la lucha contra el fraude;
  • subsumir la factura en los sistemas informáticos empresariales, mejorando drásticamente su gestión;
  • y, esto es lo más importante, contribuir a la modernización de la economía y al desarrollo de la Sociedad de la Información.

Los beneficios económicos derivados de la automatización del proceso de la factura superan a los ahorros en impresión y envío postal. Por eso, el máximo beneficio potencial se realiza mediante el empleo de facturas electrónicas con formato estructurado, si bien hay escenarios donde no se materializan estos beneficios, como el caso de facturas destinadas a personas físicas.

Estos beneficios, sin embargo, no podrán materializarse si no se superan importantes retos. Cabe destacar los siguientes:

  • su adopción por la Pequeña y Mediana Empresa (PYME), que constituye el segmento más importante del tejido empresarial español y europeo;
  • su aceptación por los ciudadanos; su implantación en las Administraciones públicas; y
  • la interoperabilidad de los sistemas de facturación electrónica que permita su uso en la interrelación comercial tanto dentro como a través de nuestras fronteras.

A partir de esta fecha las facturas dirigidas a las Administraciones Públicas deberán ser electrónicas .

Si usted es proveedor de bienes o servicios a las Administraciones Públicas, aquí le proporcionamos información sobre cómo cumplir la obligación de expedir facturas electrónicas en las relaciones contractuales con las Administraciones Públicas.

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:

Esta obligación afectará a los tres niveles de la Administración del Estado:

  • Administración General del Estado (Estatal).
  • Comunidades Autónomas (Autonómica).
  • Administración Local (Ayuntamientos, Diputaciones Provinciales, Cabildos y Consejos insulares, etc.).

Y también a:

  • Organismos autónomos.
  • Universidades Públicas.
  • Entidades de derecho público.
  • Órganos constitucionales.
  • Mutuas de accidentes de trabajo y enfermedades profesionales de la Seguridad Social.

¿Hay excepciones?

  • Las entidades públicas empresariales estatales y los organismos asimilados dependientes de las Comunidades Autónomas y Entidades locales.
  • Las sociedades mercantiles en las que más del 50% del capital social pertenezca directa o indirectamente a una administración pública.

¿Qué necesito para crear una factura electrónica para las Administraciones Públicas?Hay dos formas de hacerlo:

¡En ambos casos, asegúrese de que cumplen todos los requisitos específicos de las AA.PP.!

Si trabaja usted en una pequeña o mediana empresa, o es autónomo, puede utilizar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo.

¿Cómo tienen que ser las facturas electrónicas para las Administraciones Públicas?Las facturas electrónicas destinadas a las Administraciones Públicas tienen tres requisitos específicos:

Si compra un programa informático o contrata un servicio de facturación electrónica para crear facturas destinadas a las Administraciones Públicas.

¡asegúrese de que cumple todos los requisitos específicos de las AA.PP.!

El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo cumple todos estos requisitos.

¿Cómo firmo electrónicamente una factura electrónica para las Administraciones Públicas?Para firmar electrónicamente una factura dirigida a las AA.PP. necesita utilizar un certificado electrónico reconocido.

El programa informático o servicio de facturación que emplee le indicará cómo usarlo.

En caso de utilizar la intermediación de un prestador de servicios de facturación electrónica (expedición por un tercero), será este el que firme electrónicamente sus facturas.

¿Cómo indico el destino de la factura electrónica dirigida a las Administraciones Públicas?Para que la factura electrónica dirigida a la administración pública llegue al destinatario que le corresponda, deberá identificarlo en la factura electrónica.

En particular, deberá identificar:

  • oficina contable
  • órgano gestor
  • unidad tramitadora

La administración le proporcionará la información necesaria.

¿Cómo envío la factura electrónica a las Administraciones Públicas?Las facturas electrónicas dirigidas a las AA.PP. se envían a través de los puntos generales de entrada de facturas electrónicas del Estado, las Comunidades Autónomas y las Entidades Locales.

Un punto general de entrada de facturas electrónicas es una ventanilla electrónica única de entrada de todas las facturas electrónicas dirigidas a una determinada administración (Administración General del Estado, Comunidad Autónoma o Entidad Local).

El envío de la factura electrónica se realizará a través de Internet. Los métodos más habituales son:

  • a través del portal web del punto general de entrada de las facturas electrónicas.
  • mediante la conexión automática entre el programa informático o el servicio de facturación electrónica y el punto general de entrada de las facturas electrónicas.

Los puntos generales de entrada de facturas electrónica le permiten también conocer el estado de tramitación de sus facturas.

Muy importante: el envío de la factura electrónica al punto general de entrada producirá su registro automático en un registro electrónico administrativo, satisfaciendo así la obligación de que todas las facturas dirigidas a las AA.PP. tengan que registrarse en un registro administrativo.

¿Cuál es el punto general de entrada de la Administración General del Estado?Se denomina FACe

Puede acceder a su portal web haciendo clic en FACe o tecleando en su navegador www.face.gob.es .

En esta web puede:

  • Enviar facturas a la Administración General del Estado u otras administraciones adheridas.
  • Consultar el estado de sus facturas.
  • Consultar el directorio de unidades para conocer el código de identificación de la unidad destinataria.
  • Descargar el programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo (*).
  • Obtener ayuda.

(*) El programa informático gratuito que ofrece el Ministerio de Industria, Energía y Turismo permite también la conexión automática directa con FACe, de modo que no es necesario usar la web.

¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las Administraciones Públicas?Las obligaciones son las mismas que cualquier otro emisor de facturas electrónicas.

¿Qué tengo que hacer con las facturas electrónicas una vez enviadas a las administraciones públicas?Tiene la obligación de conservar las copias de las facturas electrónicas expedidas durante el plazo previsto en la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria , al igual que si se hubiera tratado de una factura en papel.

Al igual que con las facturas en papel, las facturas electrónicas deben conservarse de modo que se garanticen:

Legibilidad

La legibilidad significa que la factura electrónica pueda ser leída por humanos.

No tiene que preocuparse por este requisito ya que lo facilitan los programas informáticos de facturación electrónica o los programas ofimáticos (como los procesadores de texto). También pueden facilitarla servicios en línea a través de Internet.

Autenticidad del origen de la factura

Significa que se tiene que garantizar la identidad del proveedor de los bienes o prestador de los servicios facturados, y la del emisor de la factura, en caso de no ser el mismo.

Integridad del contenido de la factura

Significa que se tiene que garantizar que el contenido de la factura no ha sido modificado.

Estos dos últimos requisitos ya están garantizados por la firma electrónica de la factura que se realizó al crear la factura electrónica.

También debe garantizarse el acceso a ellas por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada. En el caso particular de las factura electrónicas , se garantizará el acceso en línea a los datos así como su carga remota y utilización por parte de la Administración tributaria.

¿Pueden pagarme una factura electrónica mediante adeudo domiciliado o instar a su pago mediante el ejercicio de una acción ejecutiva si ha sido emitida a consumidores y usuarios o al sector público?No, las facturas electrónicas:

  • En las relaciones con consumidores y usuarios
  • Destinadas a los órganos, organismos y entidades integrantes del sector público.

 

 

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